Inilah 4 Fungsi Manajemen dan Penjelasannya

Fungsi manajemen meliputi 4 fungsi utama yang disebut POAC, yaitu:

Planning (fungsi perencanaan)
Organizing (fungsi pengorganisasian)
Actuating / Directing (pengarahan)
Controlling (pengendalian)

Untuk mendapatkan hasil yang maksimal, pengelola harus mampu menguasai semua fungsi manajemen yang ada.

Fungsi manajemen

Menurut para ahli, fungsi manajemen seringkali memiliki banyak kesamaan. Menurut Henry Fayol dan GR Terry, fungsi manajemen menetapkan empat fungsi manajemen, yaitu Perencanaan - Pengorganisasian - Pengarahan - Pengendalian.

1. Planning (Fungsi Perencanaan)

Planning adalah bagaimana perusahaan menetapkan tujuan yang diinginkan dan kemudian mengembangkan rencana strategis untuk mencapai tujuan tersebut.

Manajer fungsi perencanaan harus mereview dan mengevaluasi berbagai alternatif rencana sebelum memutuskan, karena ini merupakan langkah awal yang dapat mempengaruhi kemajuan perusahaan secara keseluruhan.

Tanpa perencanaan yang matang, fungsi manajemen lainnya tidak akan berfungsi dengan baik.

# Kegiatan Fungsi Perencanaan

Ada beberapa aktivitas dalam fungsi perencanaan

Tetapkan arah tujuan dan indikator bisnis
Kembangkan strategi untuk mencapai tujuan ini
Tentukan sumber daya yang dibutuhkan
Tetapkan standar untuk pencapaian tujuan yang sukses

# Pembagian Perencanaan

Dari perspektif level manajemen, rencana tersebut dapat dibagi menjadi beberapa level:

# Top Level Planning (Perencanaan Jenjang Atas)

Perencanaan di tingkat ini strategis.

Tingkat senior memberikan panduan umum, penetapan tujuan, pengambilan keputusan, dan memberikan panduan tentang solusi dan sifat keseluruhannya.

Top level planning menekankan pada tujuan jangka panjang organisasi, yang tentunya merupakan tanggung jawab manajemen puncak.

# Middle Level Planning ( Perencanaan Jenjang Menengah)

Tingkat rencana perantara secara inheren lebih mudah dikelola. Tingkat menengah mempersiapkan metode yang digunakan untuk mencapai tujuan yang direncanakan. Manajer tingkat menengah bertanggung jawab atas perencanaan tingkat menengah.

# Low Level Planning (Perencanaan Jenjang Bawah)

Rencana level lebih menekankan pada bagaimana menghasilkan.

Tingkatan berikut lebih spesifik untuk kegiatan operasional perusahaan.

Manajemen eksekutif adalah pihak yang bertanggung jawab atas level program berikut

# Syaratan fungsi perencanaan

Rencana yang baik harus memenuhi persyaratan berikut:

Miliki tujuan yang jelas
Sederhana, tidak terlalu sulit untuk dijalankan
Analisis beban pekerjaan yang akan dilakukan
Fleksibel dan dapat berubah dengan perkembangan berikut
Jaga keseimbangan dengan setiap bagian, tanggung jawab dan tujuan
Semua yang tersedia dapat digunakan secara efektif

# Manfaat fungsi perencanaan

Beberapa manfaat fitur perencanaan meliputi:

Dapat membuat pelaksanaan tugas menjadi lebih tepat, dan kegiatan di setiap unit akan lebih terorganisir menuju tujuan yang sama
Dapat menghindari kemungkinan kesalahan
Mudah diawasi
Menjadi patokan dasar dalam menjalankan aktivitas

2. Organizing (Fungsi Pengorganisasian)

Organisasi (fungsi perencanaan) mengacu pada pengaturan sumber daya manusia dan sumber daya fisik yang dimilikinya sehingga dapat melaksanakan rencana yang diputuskan untuk mencapai tujuan yang diinginkan.

Fungsi organisasi mengelompokkan semua personel, alat, tugas, dan izin yang ada ke dalam satu unit, yang kemudian dipindahkan untuk mengeksekusi konten yang direncanakan sebelumnya.

Organisasi dapat mempermudah manajer dalam memantau dan menentukan personel yang dibutuhkan untuk melaksanakan tugas-tugas yang telah dibagi.

Tugas apa yang harus diselesaikan?

Siapa yang akan bertanggung jawab untuk ini?

Bagaimana tugas dikelompokkan?

Siapa yang harus bertanggung jawab untuk tugas ini?

Semua ini didefinisikan dalam fungsi manajemen organisasi

# Kegiatan Organizing

Alokasikan sumber daya, atur dan tetapkan tugas, dan tetapkan prosedur yang diperlukan
Tetapkan struktur perusahaan yang menunjukkan batasan kewenangan dan tanggung jawab
Rekrutmen, seleksi dan pelatihan serta pengembangan staf
Tempatkan pekerja di lokasi yang benar dan paling sesuai.

# Unsur Unsur Organizing

Sekelompok orang bekerja bersama
Lakukan aktivitas yang diidentifikasi
Kegiatan yang bertujuan untuk mencapai tujuan

Manfaat #Organization

Pembagian tugas dapat disesuaikan dengan kondisi perusahaan
Ciptakan profesi sambil melakukan tugas
Orang-orang di dalam perusahaan tahu tugas apa yang harus dilakukan.

#Fungsi organisasi

Desentralisasi dari manajemen puncak ke manajemen eksekutif.
Ada pembagian tugas yang jelas.
Memiliki personel manajemen senior profesional yang mampu mengkoordinasikan semua aktivitas

3. Directing (Fungsi Pengarahan)

Memiliki personel manajemen senior profesional yang mampu mengkoordinasikan semua aktivitas

Perintah atau disebut juga fungsi perintah adalah menciptakan suasana kerja yang dinamis dan sehat, sehingga kinerja kerja lebih efektif dan efisien.

Beberapa aktivitas fungsi instruksi:

Untuk membimbing dan memotivasi pekerja agar dapat bekerja secara efektif
Tetapkan dan jelaskan pekerjaan secara teratur
Jelaskan semua kebijakan yang telah ditetapkan

4. Controlling (Fungsi Pengendalian / Pengawasan)

Fungsi terakhir dari keempat fungsi manajemen tersebut adalah fungsi kontrol, yaitu suatu pekerjaan untuk mengevaluasi kinerja sesuai standar yang ditetapkan, dan dapat ditingkatkan jika diperlukan.

Aktivitas dalam fungsi kontrol, seperti:

Ikuti indikator standar yang ditetapkan untuk menilai keberhasilan dan tujuan
Memperjelas dan mengoreksi penyimpangan yang ditemukan
Memberikan solusi alternatif yang mungkin dapat menyelesaikan masalah yang muncul.

Dengan memperhatikan hal-hal berikut, pengendalian akan efektif:

Routing (jalur), dimana manajer menentukan metode atau rute sehingga mereka dapat dengan mudah mengetahui dimana kesalahan sering terjadi.
Planning (waktu), dimana manajer menentukan kapan pengawasan harus dilakukan. Kadang-kadang, pemantauan terencana mungkin tidak efisien ketika ditemukan kegagalan, sebaliknya, fungsi tertentu yang berjalan tiba-tiba bahkan lebih berguna.
Scheduling (perintah eksekusi) adalah supervisi dari bentuk perintah eksekusi pekerjaan. Tujuannya agar pekerjaan selesai tepat waktu. Perintah dapat membuat pekerjaan terhindar dari situasi tertunda, dan akhirnya, jika ada masalah, mudah untuk menentukan siapa yang salah
Tindak lanjut (follow up), jika ditemukan kesalahan maka pengelola akan mencari solusinya. Tindak lanjut dapat dilakukan dengan memberikan peringatan dan memberikan petunjuk kepada pihak-pihak yang melakukan kesalahan baik sengaja maupun tidak sengaja, agar kesalahan yang sama tidak terulang kembali.

Bentuk pengawasan yang baik adalah melakukan pengawasan sesuai dengan kebutuhan, sifat atau sifat perusahaan.

Pengawasan yang baik tidak membutuhkan biaya yang terlalu banyak dan dapat menjamin kegiatan pemeliharaan.

Oleh karena itu, sebelum melakukan pengawasan, perusahaan perlu mempersiapkan langkah-langkah untuk model dan rencana perusahaan.

Demikian pemaparan mengenai 4 Fungsi Manajemen dan Penjelasannya. semoga bermanfaat

Sumber : | 1 |